In einigen Laendern gibt es spezielle Dienste fuer zertifizierte E Mails, die den Versand rechtlich nachvollziehbar dokumentieren sollen – aehnlich einem Einschreiben auf Papier. Informiere dich zunaechst darueber, welche Anbieter in deinem Land offiziell anerkannt sind und welche Voraussetzungen fuer die Nutzung gelten, etwa eine Identitaetspruefung oder besondere Vertragsbedingungen. Nach der Registrierung erhaeltst du in der Regel ein spezielles Postfach, das sich von deiner normalen E Mail Adresse unterscheidet.
Beim Versand einer zertifizierten Nachricht meldest du dich über das Webportal oder einen kompatiblen Client an und verfasst die E Mail wie gewohnt, fuegst aber gegebenenfalls Anlagen in den erlaubten Formaten hinzu. Der Dienst erzeugt Protokolle oder Empfangsbestaetigungen, mit denen sich spaeter nachweisen laesst, wann die Nachricht versendet und – sofern vorgesehen – zugestellt oder abgerufen wurde. Bewahre diese Bestaetigungen sorgfaeltig auf, besonders wenn es um vertragsrelevante Inhalte oder Fristsachen geht.
Da solche Systeme oft speziellen Datenschutz und Sicherheitsanforderungen unterliegen, solltest du starke Passwoerter und nach Moeglichkeit Zwei Faktor Authentifizierung verwenden. Ueberpruefe regelmaessig die gespeicherten Nachrichten und exportiere wichtige Unterlagen, falls dein Vertrag begrenzten Speicherplatz oder Aufbewahrungsfristen vorsieht. So stellst du sicher, dass du im Streitfall auf alle notwendigen Nachweise zugreifen kannst.
