Operaciones preliminares
Antes de continuar y comprender cómo crear una tabla dinámica, es bueno dedicar unas palabras al uso de tablas de este tipo, sin descuidar el formato de la hoja de trabajo por la que se debe partir.
Exactamente como mencioné en las líneas introductorias de este tutorial, una tabla dinámica es un método "alternativo" para reordenar los datos ya presentes en una hoja de cálculo: de hecho, es posible usar una tabla dinámica para obtener una sumario rápido, pero completo, de la información a su disposición, con posibilidad de ordenarlos y combinarlos en función del aspecto que se deba tomar en consideración, sin alterar la estructura de la hoja de cálculo inicial.
En otras palabras, una tabla dinámica ofrece la posibilidad de analizar de un vistazo los datos contenidos en una hoja de cálculo sin tener que aprender a utilizar fórmulas y macros: solo para darte un ejemplo, dado el conjunto de gastos operativos de una vivienda, puede generar una tabla dinámica para ver "sobre la marcha" los gastos de cada mes del año y por cada motivo (facturas, gastos médicos, educación, etc.), en lugar de agregar manualmente, y según la categoría elegida, el elementos de cada columna.
En orden para el programa (en esta guía usaremos como ejemplos Microsoft Excel e LibreOffice Calc) es capaz de generar una tabla dinámica que contiene datos exactos, los datos en la hoja de cálculo inicial deben ser bien estructurado y cumplir una serie de condiciones muy concretas, que voy a enumerar a continuación.
- Si la tabla dinámica debe contener encabezados, la hoja de trabajo también debe contener encabezados.
- Le líneas de encabezado, si están presentes, deben preceder inmediatamente a las líneas de datos, sin ninguna separación.
- En la hoja de cálculo inicial, o al menos en el rango de datos para el que se está construyendo la tabla dinámica, no debe haber líneas en blanco.
- Los datos contenidos en las columnas deben ser homogéneo, para que se puedan combinar (sumar, restar, multiplicar, ordenar, contar, etc.) al crear la tabla dinámica. Esto significa, por ejemplo, que en una columna hipotética de "Monto" debería haber solo y solo valores numéricos, relacionados con los montos en la moneda elegida.
En partes posteriores de este tutorial, me referiré a una hoja de cálculo que contiene una declaración de gastos para los gastos mensuales del hogar: la columna A contiene la Mese referencia, la columna B la categoría de la salida y, finalmente, la columna C contiene la cantidad relativa en euros.
En cuanto a las versiones de los programas, en esta guía me referiré a Microsoft Excel 2016 y LibreOffice Calc 5, ambos ejecutándose en la plataforma Windows. Sin embargo, las mismas instrucciones se pueden utilizar de forma segura en versiones anteriores / posteriores de los programas mencionados anteriormente o en sistemas operativos distintos de Windows, por ejemplo MacOS.
Cree una tabla dinámica con Microsoft Excel
Lo tienes disponible Microsoft Excel para administrar sus hojas de cálculo? Entonces esta es la sección para ti: en las siguientes líneas te voy a dar todas las instrucciones necesarias para crear y administrar una tabla dinámica usando la aplicación producida por Office.
Para comenzar, haga doble clic en el archivo de Excel que contiene los datos que se procesarán, asegurándose de que la hoja de cálculo cumpla con los requisitos enumerados anteriormente. Si, por otro lado, necesita comenzar desde un nuevo archivo, comience Microsoft Excel, haga clic en el icono Libro de trabajo en blanco, luego llene el documento así creado con los datos que desea incluir en la tabla dinámica. Si desea personalizar mejor su nueva hoja de cálculo, le sugiero que consulte mi guía sobre cómo usar Excel para encontrar una serie de consejos útiles.
Ahora que su hoja de cálculo está lista, puede proceder a crear la tabla dinámica asociada: seleccione, arrastrando el mouse, elrango de datos que tiene la intención de procesar (o hacer clic dentro de cualquier celda de datos para procesar la hoja de trabajo completa), presiona el elemento entrar colocado en la parte superior y luego en el botón Pivote Tabella, residiendo a la izquierda.
En este punto, en la pantalla que se abre, coloque la marca de verificación junto al elemento Seleccionar tabla o rango (si es necesario), asegúrese de que la caja Tabla / Rango contiene todas las celdas de la tabla (o del rango de datos elegido), coloque la marca de verificación junto al elemento Nueva hoja de trabajo y presiona el botón OK. El juego está hecho: Excel abrirá automáticamente la nueva hoja de trabajo (puede volver a la hoja de cálculo anterior en cualquier momento usando las pestañas ubicadas a continuación) preparada para el procesamiento de datos a través de la tabla dinámica.
Tenga en cuenta que los encabezados de la tabla (p. Ej. Mes de referencia, categoría e Cantidad de salida) ahora conviértete en yo campos de la tabla pivotante, para que se disponga y organice de acuerdo con lo que desee lograr.
Operar sobre la mesa
Antes de organizar los campos dentro de la tabla dinámica recién creada, permítame darle algunas sugerencias generales sobre cómo organizar este tipo de tablas. Una tabla dinámica, exactamente como se muestra en la ventana de Excel, se compone principalmente de tres áreas de interés: el área Riga, el área Columna y el área valores.
En términos generales, se puede decir que los campos no numéricos (en nuestro ejemplo, las categorías de gastos) están ordenados en el área Riga, campos que contienen datos, mineral o periodos de referencia están dispuestos en la zona Columnas, mientras los campos numérico (generalmente los que deben combinarse con operaciones matemáticas) se agregan al área valores. Sin embargo, hay que decir que la disposición de los campos en las áreas de una tabla de este tipo varía mucho según el tipo de "resumen" que se obtenga y el escenario en el que se realice el análisis.
Habiendo hecho esta premisa necesaria, es hora de agregar los campos a la tabla dinámica recién creada: identifique el área Campos de tabla dinámica ubicado a la derecha de la pantalla de Excel, luego seleccione uno de los campos disponibles con el mouse (p. ej. Mes de referencia) y arrástrelo al área más adecuada de la tabla (ej. Columnas) y luego repita la operación para todos los campos que desea analizar. En este ejemplo, el campo Categoría de gastos se agregará al área filas y el campo Cantidad de salida all'area valores, para obtener una visión completa de los gastos totales relacionados con cada mes.
De forma predeterminada, las tablas dinámicas de Excel hacen Suma de los datos contenidos en el campo valores, si son numéricos, o el contar si son textuales o no homogéneos; si lo desea, puede cambiar este comportamiento haciendo clic derecho en la celda Suma de [nombre de columna] en la tabla dinámica y luego seleccionando el elemento Resumir valores para en el menú que aparece en la pantalla. En este punto, todo lo que tiene que hacer es elegir la operación aritmética que desea realizar sobre los datos contenidos en el campo de valor (mínimo, máximo, promedio, etc.).
Si lo desea, en lugar de mostrar los valores en moneda (o en cualquier otro tipo de formato numérico), puede optar por mostrarlos en porcentaje: en el ejemplo que estamos analizando, esto sería muy útil para estudiar la categoría con el mayor porcentaje de gastos. Para continuar, haga clic derecho en la celda de resumen de los valores (p. Ej. Suma de la salida de importación) y seleccione los elementos Muestre valores como>% del total general.
Por supuesto, puede utilizar el formato de valor que más le convenga y mover los campos dentro de las diversas áreas como desee, hasta obtener la vista que desee: ¡esta es precisamente la fuerza de las tablas dinámicas! Finalmente, quiero recordarte que la tabla dinámica se actualiza automáticamente cuando se agregan, eliminan o modifican valores pertenecientes al rango de datos incluidos en el procesamiento: si la operación de actualización no fue inmediata, puedes hacer clic en el botón refrescar adjunto al panel Campos de tabla dinámica y ubicado en la parte inferior derecha.
Si ha llegado hasta aquí, significa que tiene toda la información que necesita para crear una tabla dinámica con Microsoft Excel. Pero quiero recordarte que las posibilidades de este programa no terminan ahí: solo para darte algunos ejemplos, puedes generar gráficos e histogramas, superponerlos para crear estadísticas aún más precisas, crear tablas más o menos complejas para gestionar la ordenación de datos y mucho, mucho más. En resumen, ¡el potencial de este software no es de ningún modo limitado!
Además, me gustaría señalar que puede editar archivos creados con Excel incluso en plataformas distintas de Windows y macOS: el software está disponible, aunque con algunas limitaciones, como una aplicación para Android, iPhone y iPad (gratis para dispositivos hasta 10.1 ″) y como una aplicación web que se puede utilizar directamente desde el navegador.
Cree una tabla dinámica con LibreOffice Calc
No usa Microsoft Excel para administrar sus hojas de cálculo, sino que se refiere a LibreOffice Calc? ¡No se preocupe, puede crear fácilmente tablas dinámicas con este software! También en este caso, las reglas relativas a la construcción de la hoja de cálculo como se ve en la sección relativa a la información preliminar son válidas: los datos deben ser homogéneo, ordenado y no deben estar presentes líneas en blanco.
Dicho esto, es hora de ponerse manos a la obra: abra la hoja de cálculo que contiene los datos que se procesarán en LibreOffice, o cree una siguiendo estrictamente las reglas mencionadas anteriormente. Una vez hecho esto, seleccione con el mouse el rango de datos sobre el que operar (incluidos los encabezados) o haga clic en cualquier celda del rango para analizar la tabla completa, luego presione el menú entrar ubicado en la parte superior y seleccione el elemento Tabla dinámica ... de este último.
Una vez hecho esto, coloque la marca de verificación junto al elemento Selección actual en el pequeño panel que se abre, presiona el botón OK y, siguiendo las mismas reglas que sugerí en la sección de Microsoft Excel, organice los campos de su hoja de trabajo (p. ej. Mes de referencia, Categoría de gastos e Cantidad de salida) en los campos de la tabla dinámica correspondiente (Campos de fila, Campos de columna e Campos de información).
Nuevamente, la operación predeterminada en los campos de datos numéricos es somma: para cambiar este comportamiento, haga doble clic en el elemento correspondiente (p. ej. Cantidad de salida) y seleccione la operación deseada (suma, recuento, mediana, promedio y así sucesivamente) de la casilla de verificación Funzione, luego presionando OK para completar la operación.
Para finalizar la creación de la tabla dinámica, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el botón OK: inmediatamente después, el programa muestra la nueva hoja que contiene la tabla resultante de las operaciones anteriores, que puede personalizar gráficamente mediante el práctico cuadro lateral que se abre en la pantalla.
Recuerde que, utilizando el procedimiento descrito anteriormente, puede crear todas las vistas en la tabla dinámica que desee: simplemente regrese a la hoja de cálculo, usando las pestañas ubicadas en la parte inferior izquierda de la pantalla Calc, y repita la operación cambiando la disposición de los diversos campos.
Cómo crear una tabla dinámica
