Le etichette di Gmail funzionano come cartelle intelligenti che ti permettono di classificare i messaggi per argomento, progetto o mittente senza spostarli fisicamente. Lo stesso messaggio puo avere piu etichette, cosi puoi ritrovarlo sia nella categoria "Lavoro" sia, per esempio, in quella dedicata a un singolo cliente.
Dal computer puoi creare una nuova etichetta aprendo Gmail nel browser, facendo clic su Altro nella barra laterale sinistra e scegliendo Crea nuova etichetta. Nella finestra che compare assegna un nome chiaro, come "Fatture" o "Universita", e se vuoi seleziona l'opzione per annidarla sotto un'etichetta esistente, cosi da costruire una struttura gerarchica ordinata.
Dopo la creazione, cliccando sull'icona a tre puntini accanto a ciascuna etichetta puoi cambiarne il colore, rinominarla, nasconderla dall'elenco principale o scegliere se visualizzarla anche nell'elenco delle etichette rapidi. I colori sono utili per far risaltare al volo le categorie piu importanti, ad esempio rosso per le urgenze e verde per i progetti gia conclusi.
Per applicare un'etichetta a uno o piu messaggi, seleziona le email interessate e usa l'icona a forma di etichetta nella barra in alto. Puoi aggiungere piu etichette contemporaneamente e, se necessario, rimuoverle in seguito dallo stesso menu. Combinando etichette e filtri automatici puoi organizzare la posta in modo quasi completamente automatizzato.
Nell'app Gmail per Android e iOS le etichette create da desktop rimangono disponibili. Aprendo un messaggio puoi toccare il menu a tre puntini, scegliere Sposta in o Cambia etichette e selezionare quelle desiderate. Se imposti anche notifiche diverse per alcune categorie, ad esempio solo per le etichette di lavoro, ridurrai le interruzioni e terrai sotto controllo solo le email davvero importanti.
