In Gmail l organizzazione della posta non si basa su cartelle tradizionali, ma su etichette che possono essere applicate a uno stesso messaggio in piu copie. Le guide generali spiegano che creare un etichetta equivale, in pratica, ad avere una sezione tematica in cui ritrovare rapidamente email simili, ad esempio per progetti di lavoro, comunicazioni familiari o documenti amministrativi. I messaggi a cui viene assegnata un etichetta restano comunque disponibili anche nella posta in arrivo o in altre viste, evitando che uno spostamento sbagliato li faccia scomparire.
Prima di definire decine di categorie, puo essere utile riflettere sui bisogni reali: talvolta poche etichette ben scelte – magari abbinate a filtri automatici – bastano a rendere piu gestibile il flusso quotidiano. Le sezioni di aiuto di Gmail illustrano come creare, rinominare o eliminare etichette, oltre a mostrare come modificare i filtri che le applicano in base a mittente, oggetto o altre condizioni. Prestare attenzione alla coerenza dei nomi e rivedere periodicamente le etichette inutilizzate aiuta a mantenere l interfaccia piu ordinata e a evitare di perdersi in una struttura troppo frammentata. In questo modo il sistema di etichette diventa un supporto concreto all organizzazione, anziche una fonte aggiuntiva di confusione.
