Eine Briefpapiervorlage in einem Textverarbeitungsprogramm anzulegen, ermoeglicht es, wiederkehrende Elemente wie Logo, Anschrift und Kontaktdaten einheitlich zu verwenden. Ueblich ist, diese Informationen in der Kopfzeile zu platzieren, sodass sie auf allen Seiten an derselben Stelle erscheinen, ohne in jedem Dokument neu eingefuegt werden zu muessen. Dabei sollte auf eine klare Struktur geachtet werden, damit Absenderdaten, Kommunikationskanäle und gegebenenfalls rechtliche Hinweise gut voneinander zu unterscheiden sind.
Ergaenzen laesst sich das Layout durch eine Fusszeile, in der etwa Bankverbindungen, Internetadresse oder weitere Standorte vermerkt werden koennen. Bevor die Vorlage tatsaechlich im Alltag zum Einsatz kommt, empfiehlt es sich, eine Testseite auszudrucken und auf Lesbarkeit, Randsituation und Gesamteindruck zu pruefen. Anschliessend kann die Datei als Vorlage gespeichert werden, sodass neue Schreiben automatisch die gewaehlte Gestaltung übernehmen. So entsteht ein einheitliches Briefbild, das professioneller wirkt als zufaellig formatierte Dokumente.
