PDF A ist ein auf Langzeitarchivierung ausgerichtetes Dateiformat auf Basis von PDF, bei dem bestimmte Funktionen eingeschraenkt oder verboten sind, um spaetere Darstellungsprobleme zu vermeiden. Allgemeine Einfuehrungen erlaeutern, dass dazu unter anderem die Einbettung aller verwendeten Schriften und der Verzicht auf nicht reproduzierbare externe Inhalte gehoeren. Viele PDF Programme bieten deshalb spezielle Exportprofile oder Pruefwerkzeuge, die bei der Erstellung von PDF A Dateien unterstuetzen.
Die Hilfetexte der jeweiligen Software beschreiben, wie Dokumente auf Konformitaet mit bestimmten PDF A Teilen geprueft werden, welche Warnmeldungen auftreten koennen und wie sich diese in der Regel beheben lassen. Darueber hinaus geben offizielle Spezifikationen und Richtlinien von Behoerden oder Archiven Hinweise darauf, in welchen Faellen PDF A vorgeschrieben ist und welche Varianten akzeptiert werden. Wer sich an diesen Vorgaben orientiert, erhoeht die Wahrscheinlichkeit, dass seine digitalen Unterlagen auch in vielen Jahren noch korrekt gelesen und verarbeitet werden koennen.
