Il formato PDF A e una variante del PDF pensata per l archiviazione a lungo termine, in cui alcuni elementi – come collegamenti esterni non controllabili o dipendenze da font non incorporati – vengono limitati o esclusi. Le panoramiche generali spiegano che l obiettivo e ridurre al minimo i fattori che potrebbero compromettere, negli anni, la corretta visualizzazione dei documenti. Per questo molti programmi di gestione dei PDF includono modalita o profili specifici per esportare file conformi a determinate parti dello standard PDF A.
La documentazione ufficiale degli strumenti utilizzati illustra quali opzioni vadano attivate durante la creazione o la conversione, ad esempio per incorporare tutti i font necessari, definire correttamente i profili colore e verificare la presenza di contenuti non ammessi. Inoltre, il materiale divulgativo sui formati di archiviazione spiega in quali contesti gli enti o le organizzazioni richiedano espressamente PDF A e quali livelli dello standard siano considerati idonei. Consultare queste fonti aiuta a evitare conversioni incomplete o non conformi e rende piu affidabile la conservazione digitale di contratti, relazioni e altri documenti importanti.
