Los menús desplegables en Excel son muy útiles para limitar las opciones de entrada y evitar errores de escritura. El punto de partida es preparar la lista de valores permitidos: puedes escribirlos en una columna aparte de la hoja o en una hoja auxiliar, de forma que luego puedas reutilizarlos y modificarlos con facilidad.
Una vez tengas la lista, selecciona la celda o el rango de celdas donde quieras mostrar el menú desplegable, ve a la pestaña Datos y haz clic en Validación de datos. En el cuadro de diálogo, establece el criterio en Lista y, en el origen, indica bien el rango de celdas que contiene los valores, bien una lista de opciones separadas por punto y coma. A partir de ese momento, las celdas mostrarán una flecha que permite elegir entre las opciones definidas.
Si quieres reutilizar el mismo menú en varias partes de la hoja, basta con copiar y pegar la validación de datos o utilizar referencias absolutas al rango de la lista. También puedes dar un nombre al rango de origen, de forma que el menú siga funcionando aunque añadas nuevos elementos dentro de ese intervalo.
Para escenarios más avanzados existen los menús desplegables dependientes, en los que la lista de una celda cambia en función de lo elegido en otra (por ejemplo, seleccionar primero una categoría y después un producto). Este montaje requiere combinar nombres de rango, funciones como INDIRECTO y, en ocasiones, tablas estructuradas, pero permite crear formularios de entrada de datos muy cómodos.
Finalmente, si compartes el archivo con otras personas, es recomendable proteger la hoja para que nadie modifique por error los rangos que contienen las listas. Así te aseguras de que los desplegables sigan ofreciendo solo las opciones válidas y de que los datos recogidos sean consistentes y fáciles de analizar.
