Dropdown Menüs in Excel sorgen dafür, dass nur vordefinierte Werte eingegeben werden können, was Eingabefehler deutlich reduziert. Lege zunächst eine Liste mit allen erlaubten Optionen an, am besten in einer separaten Spalte oder auf einem Hilfsblatt, damit du sie später komfortabel erweitern oder anpassen kannst.
Markiere anschließend die Zelle oder den Zellbereich, in dem das Dropdown erscheinen soll, wechsle zum Reiter Daten und klicke auf Datenüberprüfung. Im Dialogfeld stellst du unter Zulassen den Typ Liste ein und gibst entweder die Werte direkt ein (durch Semikolon getrennt) oder verweist auf einen Zellbereich, der die Werte enthält. Danach erhalten die markierten Zellen ein kleines Pfeilsymbol, über das sich die Einträge auswählen lassen.
Wenn du dieselbe Auswahlliste in weiteren Bereichen verwenden möchtest, kannst du die Datenüberprüfung einfach kopieren und einfügen oder mit absoluten Zellbezugen arbeiten. Noch übersichtlicher wird es, wenn du für den Quellbereich einen Namen definierst: Erweiterst du die Liste später, nutzt Excel die neuen Einträge automatisch im Dropdown.
Für komplexere Szenarien eignen sich abhängige Dropdown Menüs, bei denen die verfügbaren Optionen in einem Feld davon abhängen, was in einem anderen Feld gewählt wurde (z. B. Kategorie und Unterkategorie). Dies setzt meist den Einsatz benannter Bereiche und Funktionen wie INDIREKT voraus, bietet aber sehr komfortable Eingabeformulare.
Wenn mehrere Personen mit der Datei arbeiten, empfiehlt es sich, das Arbeitsblatt zu schützen, damit niemand versehentlich die Quelllisten verändert oder die Datenüberprüfung entfernt. So bleibt die Datenqualität hoch und Auswertungen werden zuverlässiger.
