PDF Dateien eignen sich, um Dokumente in einem Format zu veroef fentlichen, das auf unterschiedlichen Geraeten moeglichst einheitlich dargestellt wird. Viele Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen und Bildprogramme besitzen daher Funktionen wie "Als PDF speichern" oder einen virtuellen Drucker, der aus der Druckansicht heraus eine PDF Datei erzeugt. Auf diese Weise lassen sich Berichte, Angebote oder Anleitungen vergleichsweise leicht in ein transportables Format bringen.
Je nach eingesetzter Software kannst du darueber hinaus Seiten zusammenfassen, trennen oder mit Zusatzinformationen wie Lesezeichen und Kommentaren versehen. Aus den Hilfetexten der einzelnen Anwendungen geht hervor, welche Moeglichkeiten zur Verfuegung stehen und welche Einstellungen sich auf Dateigroesse und Qualitaet auswirken. Nach dem Export ist es sinnvoll, die erzeugte PDF zumindest stichprobenartig zu pruefen, um sicherzustellen, dass keine Inhalte fehlen und alle Schriften korrekt eingebettet wurden. So bleibt das Dokument auch beim Austausch mit anderen Beteiligten gut lesbar.
