I file PDF vengono usati per condividere documenti che mantengono impaginazione e caratteri su dispositivi diversi. In molti programmi di videoscrittura, fogli di calcolo o browser esiste un opzione per salvare o stampare direttamente in PDF, senza richiedere strumenti aggiuntivi. In termini generali, il processo consiste nello scegliere l apposita voce nel menu di stampa o di esportazione e nel confermare le impostazioni di base come orientamento della pagina e qualita desiderata.
Esistono anche applicazioni dedicate che consentono di unire piu PDF, estrarre singole pagine o aggiungere elementi come segnalibri e livelli di protezione. La documentazione di ciascun programma spiega nel dettaglio quali funzioni sono disponibili e come utilizzarle in modo appropriato. Qualunque sia la via scelta, e buona pratica controllare il risultato finale aprendo il PDF su almeno un altro dispositivo, per essere sicuri che il contenuto sia leggibile e che non manchino parti importanti. In ambito professionale, puo essere utile concordare con i destinatari eventuali standard di qualita o formati specifici.
